Važnost pisane komunikacije u poslovanju

Uspješni poslovni lideri glavni su komunikatori, bilo u usmenom ili pismenom obliku. Digitalno doba promijenilo je način na koji tvrtke komuniciraju s potrošačima, dobavljačima i partnerima. Pismena poslovna komunikacija treba biti profesionalna, jasna i sažeta. Nemojte postati žrtvom loše napisane komunikacije, prije nego što shvatite koliko je pisana komunikacija važna za vaše poslovanje.

Stvara trajni zapis

Svi oblici pisane komunikacije postaju trajni zapis ideja, nezgoda, prijedloga i drugih činjenica . Zapis pomaže vlasnicima tvrtki da brzo pristupe informacijama, posebno ako su zapisane u digitalnom mediju. Pismena komunikacija također se koristi u pravnom postupku i može postati jedina obrana za nepovoljne pravne radnje poduzete protiv tvrtke. Primjerice, bivši zaposlenik mogao bi reći da nije bilo osnova za njegovo otpuštanje i mogao bi vas tužiti. Ako njegov zaposlenik podnosi jasno dokumentirane žalbe i kršenje etičkog kodeksa tijekom zaposlenja, možete dokazati razlog.

Definira marku

Pismena komunikacija dio je vašeg brenda. Općenito, većina slova trebala bi imati profesionalni ton, kao i odgovarajući engleski jezik i solidne gramatičke vještine. Bez njih bi čitatelji mogli pomisliti da je tvrtka puna nepismenih ljudi koji nisu u stanju napraviti dobar posao. Napokon, uz svu pomoć koju računalni programi nude u pravopisu, gramatici i stilu, nema razloga da pisac bude neprofesionalan u komunikaciji.

Iako bi većina komunikacije trebala biti profesionalnog tona , određeni pisani formati, poput društvenih medija i e-pošte, omogućuju vam da dodate svoju korporativnu osobnost svojoj marki. To je važno u razvoju i uspostavljanju vašeg brenda. Na primjer, Milenijalci imaju vlastiti sleng, a način na koji stvaraju postove i odgovaraju na e-poruke mogao bi koristiti tvrtki ako koriste sleng za ovu ciljnu skupinu. Nemojte se zanositi, svedite sleng na minimum. Sleng je tu da se poveže s grupom. Upotreba previše slenga, međutim, može umanjiti vašu poruku.

Uspostavlja lojalne odnose

Komunikacija se odnosi na izgradnju odnosa prenošenjem poruka . Jasne poruke pomažu u izgradnji povjerenja i integriteta između pisca i čitatelja. Dobro napisana komunikacija pomaže u definiranju ciljeva, prepoznavanju problema i pronalaženju rješenja. To je važno u svakom aspektu poslovanja. Rukovoditelji moraju jasno napisati dopise tako da osoblje bez zabune razumije smjernice. Predstavnici prodaje moraju objasniti značajke i prednosti na način koji uzbuđuje potencijalne kupce. Menadžeri ljudskih resursa moraju objektivno bilježiti sve incidente i sastavljati izvještaje.

Nudi jednostavnost distribucije

Kada trebate informacije distribuirati velikom broju ljudi, pisana komunikacija vrlo je učinkovita . To bi mogao biti memorandum tvrtke u kojem se navodi nova politika ili postupak kojeg svi trebaju biti svjesni i u skladu s njima. Korištenje metoda digitalne distribucije ubrzava postupak kako bi implementacija mogla započeti prije.