5 vrsta poslovnih dokumenata

Tvrtka koristi dokumente za komunikaciju, obavljanje poslova i analizu svoje produktivnosti. Poslovni se dokumenti kreću od kratkih poruka e-pošte do složenih pravnih sporazuma. Neke dokumente pripremaju zaposlenici i vlasnici poduzeća, dok druge izrađuju profesionalci izvan tvrtke, poput računovođa i odvjetnika. Budući da dokumenti dokazuju poslovanje organizacije i na njih se može pozivati ​​godinama koje dolaze, važno je da su dobro napisani.

E-mailovi i memorandumi

Suradnici obično koriste e-poštu za međusobno prenošenje informacija. Prije nego što je e-pošta prevladala, memorandumi su se koristili za poruke izvan ureda. Memo-dopisi se i dalje koriste u situacijama kada je poruka namijenjena da prati određenu datoteku i u slučajevima koji zahtijevaju više privatnosti od e-pošte.

Dopis i e-pošta identificiraju pošiljatelja i primatelja i sadrže redak predmeta. Tekst je oblikovan u jednom ili više odlomaka.

Poslovna pisma za vanjsku komunikaciju

Poslovna pisma koriste se za komunikaciju s pojedincima izvan ureda. Primatelji mogu obuhvaćati kupce, kolege iz drugih poduzeća, pružatelje usluga, profesionalce koji savjetuju tvrtku, državne službenike i kandidate za posao. Poslovno pismo obično je oblikovano u blok stilu, u kojem su svi elementi pisma, osim zaglavlja, poravnati s lijevom marginom.

Može se poslati e-poštom ili dostaviti poštom. Ako se pismo pošalje u tekstu e-pošte, pošiljatelj uključuje njegovo ime, naziv posla i kontakt podatke na dnu e-pošte.

Poslovna izvješća za prenošenje informacija

Poslovna izvješća prenose informacije u formatu koji je formalniji i obično je duži od pisma. Izvješća pokrivaju razne teme, poput usklađenosti sa sigurnošću, podataka o prodaji, financijskih podataka, studija izvodljivosti i marketinških planova. Oni mogu uključivati ​​statistiku, grafikone, grafikone, slike, studije slučaja i rezultate istraživanja. Neka se izvješća objavljuju u korist investitora. Ako je izvješće periodično, kao što je mjesečno izvješće o prodaji, koristi se predložak radi praktičnosti i omogućavanja usporedbe s prethodnim izvješćima.

Transakcijski dokumenti za poslovanje s klijentima

Tvrtka koristi dokumente za poslovanje sa svojim klijentima. Radi uštede vremena, ti se dokumenti mogu oblikovati kao obrazac, poput obrasca za narudžbu, stranice za prijenos, računa ili računa. Vrste transakcijskih dokumenata koji se koriste donekle se razlikuju ovisno o prirodi posla. Na primjer, agent osiguranja generira zahtjeve i police osiguranja, dok zajmodavac koristi zahtjeve za zajam i hipoteku.

U nekim poljima poduzeća sklapaju sporazume i ugovore s drugima; ove bi dokumente mogao sastaviti pravnik tvrtke.

Financijski dokumenti za upravljanje poslovanjem

Poduzeće koristi financijske dokumente kako bi ostalo u okviru svog proračuna, pripremalo prijedloge proračuna i podnosilo porezne prijave. Ti dokumenti uključuju evidenciju o primitku, izvješća o plaćama, plaćene račune, bankovne izvode, izvještaje o dobiti, bilance i obrasce za porezno izvještavanje. Te dokumente može pripremiti računovođa tvrtke.

Vlasnik tvrtke koristi ove dokumente kako bi utvrdio financijski uspjeh tvrtke i utvrdio područja koja su neproduktivna. Šef odjela mogao bi koristiti financijske dokumente za pripremu prijedloga proračuna.