Razlika između zahtjeva i narudžbenice

Uvjeriti svoje zaposlenike da ispune dodatne papire kada im trebaju materijali ili zalihe može biti teško, ali uspostavljanje sustava nabave pomaže u kontroli troškova i stvara papirnati trag kada pokušavate revidirati svoje financijske račune. Zahtjevi za kupnju i narudžbenice ključni su dokumenti u procesu nabave predmeta s kojima vaše poslovanje treba raditi, standardizirajući postupak naručivanja iznutra i izvana.

Savjet

Zahtjev za kupnju obrazac je koji interni odjel vaše tvrtke, poput poštanske pošte, predaje odjelu nabave vaše tvrtke s popisom predmeta koje želi da odjel nabave naruči od vanjskog dobavljača. Nakon što odjel za nabavu poduzeća odobri zahtjev za kupnju, izdaje narudžbenicu vanjskom dobavljaču tražene robe, inicirajući prodajnu transakciju.

Podnošenje zahtjeva za kupovinu

Zahtjev za kupnju obrazac je koji interni odjel vaše tvrtke, poput poštanske pošte, predaje odjelu nabave vaše tvrtke s popisom predmeta koje želi da odjel nabave naruči od vanjskog dobavljača. Iako se pojedini obrasci razlikuju ovisno o djelatnosti, zahtjevi za kupnju obično zahtijevaju određene podatke, uključujući naziv odjela koji traži predmete, točan broj traženih predmeta, opći opis predmeta, pravni naziv uobičajenog vanjskog dobavljača i očekivanu cijenu kupnje. Zahtjev za kupnju odobrava ili odbija odjel za nabavu.

Kada su potrebni rekviziti?

Za male kupnje često je standardni postupak da interni odjeli kupuju predmete izravno od prodavača pomoću kreditne kartice tvrtke i potpuno preskaču postupak rekvizicije odjela za nabavu. Obično tvrtke zahtijevaju zahtjev za kupnju kada predložena kupnja premaši određeni iznos. Na primjer, Sveučilište Tufts zahtijeva narudžbenicu za većinu kupnji u iznosu većem od 2000 USD. Druge tvrtke zahtijevaju narudžbene narudžbe za puno manje kupnje.Naručnice

Izdavanje narudžbenica

Nakon što odjel za nabavu poduzeća odobri zahtjev za kupnju, izdaje narudžbenicu vanjskom dobavljaču tražene robe, inicirajući prodajnu transakciju. Narudžbenice bi trebale sadržavati određene podatke, poput naziva ureda za nabavu, predmeta koji se kupuju, adrese za otpremu, uvjeta plaćanja, uputa za fakturiranje i broja narudžbenice. Kako bi pomogli u vođenju evidencije, narudžbenice obično imaju isti broj kao i pridruženi zahtjev za kupnju. Jednom kada vanjski dobavljač prihvati narudžbenicu, ona postaje obvezujući ugovor i za kupca i za prodavatelja.

Narudžbenice za interne transakcije

Zahtjev za kupnju interni je dokument koji se šalje iz jednog odjela u drugi kojim se traži da tvrtka kupi predmete od vanjskog dobavljača. Uobičajeno je da je narudžbenica vanjski dokument koji ide vanjskoj strani kao dio prodajne transakcije. Međutim, može se koristiti i interno. Ponekad jedan odjel tvrtke želi kupiti opremu ili materijale od drugog odjela; u takvim slučajevima mnoga poduzeća zahtijevaju da odjel za nabavu preda međuresornu narudžbenicu.

Međuresorni nalozi za kupnju mogu biti korisni financijskom ili računovodstvenom uredu u velikim poduzećima gdje odjeli imaju zasebne operativne proračune.