Značajke sustava za upravljanje informacijama

Sustav za upravljanje informacijama prikuplja i upravlja podacima koji su pohranjeni u različitim formatima i čine ih dostupnima ljudima koji ih trebaju. Mala tvrtka često treba samo upravljati uredskim dokumentima i proračunskim tablicama i učiniti ih dostupnima zaposlenicima. Drugi će možda trebati prikupiti i upravljati detaljnim informacijama o podacima kupaca. Ipak, drugi sustavi za upravljanje informacijama čine podatke dostupnima velikim organizacijama ili čak široj javnosti putem web stranice.

Bez obzira na zahtjeve organizacije, dobar sustav za upravljanje informacijama trebao bi biti u mogućnosti prikupljati i pohranjivati podatke i upravljati njima u formatima koji su vam potrebni i dostavljati informacije po potrebi na prikladnim platformama ljudima koji ih trebaju.

Razumijevanje sustava upravljanja informacijama

Umjesto jednog softverskog paketa, zamislite sustav upravljanja informacijama kao sustav pravila koji je postavila vaša tvrtka kako bi se utvrdilo kako zaposlenici prikupljaju, pohranjuju i pristupaju informacijama. Ako vaša tvrtka trenutačno koristi puno različitih proizvoda koji međusobno ne komuniciraju, možda će vam trebati pomoć stručnjaka, poput prodavača s dodanom vrijednosti, da integrira vaše podatke prije nego što postavite sustav za upravljanje informacijama.

Informacije se moraju prikupljati i čuvati

Većina tvrtki ima informacije u raznim formatima pohranjenim na više mjesta. Neke se datoteke mogu pohraniti na poslužitelju tvrtke, dok se druge pohranjuju lokalno na radnim površinama i prijenosnim računalima, dok se neke pohranjuju u oblak, uz usluge kao što su Google Drive ili Microsoft OneDrive. Specijalizirani alati, poput softvera za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) ili softver za upravljanje zalihama, mogu zadržati informacije neovisne o tim drugim sustavima.

Sustav za upravljanje informacijama centralizira informacije tako da se ne dupliciraju na različitim mjestima ili u različitim formatima, što često dovodi do toga da su različiti verzije dokumenata često dostupne različitim ljudima.

Primjer : Ako imate CRM softver, svi bi podaci o klijentu trebali biti tamo pohranjeni, a ne duplicirani na drugim mjestima. Dokumenti i proračunske tablice trebaju biti na poslužitelju tvrtke ili u rješenju u oblaku, gdje su dostupni svima, sigurnosno kopirani i osigurani.

Informacijama se mora upravljati

Menadžeri bi trebali imati pristup svim informacijama o tvrtki koje zahtijevaju njihovi odjeli. Trebali bi biti u mogućnosti odobriti ili odbiti promjene na postojećim dokumentima, kao i stvaranje novih dokumenata. Podaci bi trebali biti sigurnosno kopirani, tako da ako se datoteka izbriše ili ugrozi, može se vratiti. Pristup podacima također treba biti ograničen tako da ga mogu koristiti samo oni koji ga trebaju.

Primjer: Ako zaposlenik izmijeni standardno pismo poslano kupcima, upravitelj može pregledati i odobriti promjenu ili vratiti dokument natrag na raniju verziju. Ovo je standardna značajka u sustavima kao što su Google Drive, OneDrive i Microsoft SharePoint, gdje vlasnici dokumenata mogu odobriti ili odbiti promjene, kao i ograničiti mogućnosti uređivanja i pristup informacijama određenim osobama.

Informacije moraju biti dostupne

Za neka mala poduzeća potrebno je imati podatke dostupne samo na računalima tvrtke. Ali danas sve više tvrtki zahtijeva informacije kako bi im se moglo pristupiti izvan web mjesta, kao i na tabletima i pametnim telefonima. To se može postići omogućavanjem pristupa informacijama putem sigurnog web poslužitelja i, u mnogim slučajevima, putem mobilne aplikacije.

Primjer: Koristeći Microsoft Sharepoint, možete postaviti web stranicu portala tvrtke koju koriste samo zaposlenici. Menadžeri mogu postaviti tijekove rada za projekte kako bi osigurali da svi daju svoj doprinos kad je to potrebno. Menadžeri također mogu postaviti zahtjeve za odobrenje stranica objavljenih na portalu tvrtke i postaviti dozvole određenim zaposlenicima ili skupinama kako bi osigurali da promjene unose samo osobe ovlaštene za to. Svatko može pristupiti informacijama putem web preglednika ili putem aplikacije SharePoint na svojim tabletima i pametnim telefonima.