Što je obrazac za zahtjev za kupnju?

Mala poduzeća često započinju s jeftinim proračunom. To čini kontrolu troškova ključnom za dugoročno zdravlje tvrtke. Jedan od načina smanjenja troškova i poticanja odgovorne potrošnje je razviti interni postupak zahtjeva za sve nove kupnje.

Obrazac za zahtjev za kupnju

Obrazac zahtjeva za kupnju interni je dokument koji zaposlenici koriste za traženje kupnje određenog predmeta. Zaposlenik opisuje proizvod i zašto je potreban. Zatim se ovaj obrazac šalje drugim osobama i odjelima unutar tvrtke na pregled i odobrenje.

Proces rekvizicije

Proces zahtjeva je interni i razlikuje se među tvrtkama. Međutim, tipični postupak zahtjeva za kupnju može funkcionirati ovako:

  1. Zaposlenik treba novo prijenosno računalo i dobiva obrazac za zahtjev. Opisuje laptop koji želi i, ako je potrebno, objašnjava zašto ga treba. Zatim traži od svog šefa odjela da potpiše obrazac za prijavu.

  2. Nakon što nadzornik potpiše obrazac, on može otići do IT odjela, tako da se stručnjaci odjela mogu pobrinuti da je računalo kompatibilno sa sustavima tvrtke i da udovoljava standardima sigurnosti podataka.

  3. Nakon odobrenja za informatiku, zahtjev ide u odjel nabave. Osoblje odjela nabavlja računalo među nekoliko prodavača i odlučuje ga kupiti od prodavača koji nudi najbolju cijenu. Odjel za nabavu izdaje narudžbenicu dobavljaču.

Prednosti postupka zahtjeva

Nekoliko je prednosti postupka zahtjeva, čak i za mala poduzeća:

  • Transparentnost: postupak zahtjeva zahtijeva od zaposlenika i njihovih nadzornika da opravdaju kupnju. Jednostavan postupak zapisivanja zašto je određeni proizvod potreban može smanjiti nepotrebne kupnje. Također može minimizirati prekomjerno trošenje skupih predmeta kada bi jeftiniji proizvod zadovoljio potrebe tvrtke.

  • Funkcionalnost i kompatibilnost: Neki proizvodi, posebno softverska elektronika, mogu biti nekompatibilni s trenutnom opremom i sustavima tvrtki. Zahtijevajući od šefova drugih relevantnih odjela da se odjave od kupnje, poduzeće smanjuje ili uklanja potrebu za vraćanjem proizvoda kad se otkrije da to jednostavno ne odgovara tvrtki.

  • Postizanje najbolje ponude: Odjeli za nabavu ili službenik za nabavu mogu razviti odnose s dobavljačima i osigurati povoljne cijene za mnoge proizvode.

Ostala razmatranja postupka zahtjeva

Neke tvrtke ne zahtijevaju obrasce za zahtjev za sve kupnje. Na primjer, poduzeće može odlučiti da kupnje predmeta koji koštaju manje od 100 USD, a nisu softver, računala ili periferne jedinice može izravno odobriti i naručiti upravitelj odjela. Postupak zahtjeva može biti pretjeran za vrlo malo poduzeće, sa samo jednim ili dva zaposlenika. Međutim, kako posao raste, pregledavanje procesa nabave i primjena novih procesa uvijek je dobra ideja.