Kako se obratiti grupi u e-porukama

Obraćanje grupi ljudi putem e-pošte zahtijeva malo unaprijed planiranja. Kao vlasnik male tvrtke, morate uzeti u obzir privatnost svojih primatelja, zakone koji uređuju komercijalnu e-poštu, etiketu potrebnu u mjeri u kojoj se obraća i kako im pišete. Ako planirate slati buduće e-poruke istoj grupi, možete postaviti popis grupa na većini klijenata, kao što je Microsoft Outlook, koji će se koristiti kao popis distribucije.

Za, CC ili BCC

1

Zamislite da ste u sobi sa svima koji će primati e-poštu vaše grupe. Razmotrite njihov međusobni odnos s vama i njihov udio u informacijama koje šaljete.

2

Postavite svoje ime u polje "Za", a imena članova grupe smjestite u polje "BCC" (slijepa karbonska kopija) ako te osobe već nisu poznate. Svi podaci uneseni u BCC polje su potisnuti, tako da nitko neće vidjeti imena ili adrese e-pošte osim vašeg. To je prikladno, na primjer, ako šaljete e-poštu svim svojim klijentima. Imajte na umu da privatnost ima prednost nad svim ostalim etiketama e-pošte.

3

U polje "Prima" umetnite imena svih kojima se izravno obraćate. To je prikladno, na primjer, ako svim zaposlenicima šaljete poruku o promjeni radnog vremena. Vidjeti njihova imena u polju "Za" obavještava te zaposlenike da je e-pošta usmjerena na svakog od njih.

4

U polje "CC" unesite imena svih osoba kojima se adresa ne obraća izravno, ali one koje treba obavijestiti o poruci. Na primjer, ako šaljete poruku klijentu i želite da prodajni predstavnik ostane u petlji, ime trgovca umetnite u polje CC.

5

Diskrecijsko koristite polje BCC kad ste druge uključili u polja To ili CC. To može biti prikladno, na primjer, ako klijentu šaljete poruku, a dobavljač ili poslovni partner zatražio je da se o tome obavijesti, a da kupac to ne zna.

Obraćanje primateljima

1

Koristite generički pozdrav u prvom retku e-pošte, poput "Pozdrav" ili "Dobar dan" kada se obraćate više primatelja. Ako su svi primatelji u istim odnosima s vama, obratite im se jednako - na primjer, "Dragi cijenjeni kupci" ili "Pažnja zaposlenicima". To je važan trag za primatelje da je ovo grupna poruka poslana višestrukim osobama.

2

Obratite se osobi u polju "Za" imenom ako je u tom polju samo jedna osoba, a drugima se šalju karbonske kopije. Ovo obavještava osobu da je e-adresa adresirana na nju, dok će svi ostali odmah znati da dobivaju kopiju u karbonu.

3

Napišite poruku u stilu primjerenom osobi ili osobama kojima se obraćate, kao da im govorite javno pred ostalima.

4

Potpišite e-poštu kao i obično za inter-office komunikacije. Ako se netko od primatelja nalazi izvan vašeg radnog mjesta, upotrijebite svoje puno ime i naziv tvrtke, kao i adresu i telefonski broj. Imajte na umu da se CAN-SPAM akt odnosi na sve komercijalne e-poruke koje se šalju izvan vašeg poslovanja.

Stvaranje grupe kontakata u programu Microsoft Outlook

1

Pokrenite Microsoft Outlook i odaberite "Nova grupa kontakata" iz odjeljka "Novo" na kartici Početna.

2

U polje "Name" upišite naziv grupe. Odaberite "Dodaj članove" iz grupe "Članovi" na kartici Kontakt grupa.

3

Odaberite "Iz Outlook kontakata", "Iz adresara" ili "Nova e-pošta" kontakt po želji. Da biste dodali novi kontakt e-poštom, podatke možete upisati u dijaloški okvir "Dodaj novog člana". Za ostale metode jednostavno odaberite imena s popisa.

4

Upišite ime grupe u polje "Prima", "CC" ili "BCC" vaše poruke e-pošte.