Što su šifre glavne knjige?

Kodovi glavne knjige brojevi su koje dodjeljujete različitim stavkama zaduženja ili kredita kako biste računovodstvo učinili lakšim i funkcionalnijim. Dodjeljivanjem brojeva različitim vrstama potraživanja ili potraživanja možete potrošiti manje vremena na unošenje podataka, brzo sortiranje podataka i pripremu jednostavnih izvješća koja biste mogli koristiti jednokratno ili često.

Glavna knjiga

Glavna knjiga jednostavan je popis vaših stvarnih prihoda i troškova. Za razliku od proračunskog stanja u kojem su navedeni očekivani prihodi i rashodi ili izvješća o potraživanjima ili obvezama koje pokazuju što dugujete ili dugujete, glavna knjiga evidentira transakcije samo kad se dogode. Čak i ako imate samo jedan bankovni račun koji koristite za svoje poslovanje, dobra je ideja voditi glavnu knjigu kako biste uočili pogreške koje biste vi ili vaša banka mogli napraviti. Učinite to mjesečnim usklađivanjem ili usporedbom svoje glavne knjige s bankovnim izvatkom.

Ako za tekuće račune plaćate tekući račun, kreditnu karticu i kreditnu liniju, glavna knjiga omogućuje vam da sve svoje troškove držite u jednom dokumentu.

Korištenje kodova glavne knjige

Šifre glavne knjige brojevi su kojima označavate obvezu potraživanja po vrstama. Na primjer, telefonska plaćanja možete odrediti kodom 100. Vaša plaćanja za električnu energiju mogu biti 101. Dokument možete u bilo kojem trenutku razvrstati prema kodu knjige da biste vidjeli koliko ste platili za telefone ili režije.

Dodjeljivanje kodova glavne knjige

Najjednostavniji način dodjeljivanja kodova glavne knjige je započeti brojem, poput 100, dodijelivši svakoj sljedećoj kategoriji kredita ili zaduženja brojeve koji broju dodaju još jedan broj. U ovom slučaju, vaših prvih pet kodova bit će 100, 101, 102, 103 i 104. Kako bi vaši kodovi bili korisniji, dodijelite brojevima određeno značenje za lakše sortiranje.

Na primjer, započnite sve debitne kategorije brojem 1, a sve kreditne kategorije brojem 2. Vaša prva dva debitna koda mogu biti 100 i 101, a prva dva kreditna koda 200 i 201. To će vam pomoći da brzo pronađete sve vaših dugova ili kredita. Dodajte dodatne brojeve za grupiranje ostalih kategorija prihoda i rashoda.

Primjeri kodiranja u upotrebi

Ako na svojim web stranicama prodajete tiskane oglase, natpise i iznajmljujete svoju nakladu, sav prihod od ispisa možete označiti brojem 2 nakon prvog broja s kreditnom oznakom, prihode od natpisa 3 i broj popisa 4. u ovom slučaju, unos za oglašavanje u tiskanom obliku bio bi 120, za oglašavanje putem natpisa 130, a za najam na popisu 140. To možete i dalje produžavati.

Na primjer, ako prodajete obojene i crno-bijele tiskane oglase, treći broj koda možete odrediti kao 1 za oglase u boji i 2 za crno-bijele oglase. Ako ste koristili četverobrojne kodove, vaš kôd za oglase u tisku u boji bio bi 1210, a kod za crno-bijele oglase 1220. To vam omogućuje da brzo odredite ukupnu prodaju tiska i raščlanite koliko dolazi od oglasa u boji.

Imena vs. Brojevi

Umjesto zamjenskih kodova glavne knjige za opisne riječi, uključite oboje. Čak i ako znate da kod glavne knjige 130 znači prihod od oglašavanja na natpisima, novi ili zamjenski knjigovođa ili porezni obveznik možda neće znati vaše kodove. Ako vi ili privremeni knjigovođa slučajno pogrešno šifrirate svoje unose, uz svaku riječ mogu vam pomoći da brzo ispravite pogreške.

Sortiranje / zbrajanje / usrednjavanje

Osim što koristite šifre glavne knjige za pokretanje jednokratnih izvješća, upotrijebite ih za stvaranje ukupnih vrijednosti i prosjeka za kategorije prihoda i rashoda. To stvara ažuriranja u stvarnom vremenu svaki put kada napravite unos. Na primjer, praćenje vaše ukupne telefonske potrošnje ili prosječnih mjesečnih troškova uredskog materijala sa ćelijama „Ukupno“ i „Prosječno“ omogućuje vam da usporedite trenutnu izvedbu s vašim proračunom bez potrebe za pokretanjem zasebnih izvješća.

Uzorak kontnog plana

Ako sumnjate u svoju sposobnost uspostavljanja sustava knjigovodstvenih knjiga, razmislite o privremenom angažiranju knjigovođe ili knjigovođe koji će postaviti vaš knjigovodstveni sustav ili softver. Održavanje postojećeg sustava općenito je jednostavnije od gradnje iz temelja.

Primjeri gotovinskih računa:

  • 1110 Novac u banci
  • 1120 Sitni novac

Primjeri računa prihoda:

  • 2110 Obračunati prihodi

  • 2120 Prihodi od gotovine
  • 2130 Negotovinski prihodi

  • 2140 Ostali izvori financiranja

Primjeri kratkoročnih obveza:

  • 3110 Računi
  • 3120 Plative kamate
  • 3130 Zahtjevi i presude koji se plaćaju

  • 3140 Ugovori koji se plaćaju