Kako arhivirati mape u programu Outlook kako biste oslobodili prostor

Ako nemate dovoljno slobodnog prostora u poštanskom sandučiću, potencijalno biste mogli propustiti važne komunikacije ako su isporučene s punim poštanskim sandučićem za Outlook. Iako vam većina usluga e-pošte pruža dovoljno prostora za pohranu, možda ćete htjeti arhivirati svoje mape kako biste oslobodili dodatni prostor u poštanskom sandučiću. Koristeći Microsoft Outlook možete automatski arhivirati stavke mape koje odgovaraju vašim kriterijima, poput stavki starijih od tri mjeseca. Također možete konfigurirati određene mape da se automatski arhiviraju pomoću Outlookove značajke AutoArchive.

Automatski arhivirajte mapu

Možete konfigurirati mapu u programu Outlook da automatski arhivira e-poštu stariju od određene dobi.

  1. Odaberite mapu za arhiviranje

  2. Otvorite mapu u programu Outlook koju želite arhivirati. Na primjer, kliknite "Mail" u navigacijskom oknu, a zatim kliknite "Inbox".

  3. Otvorite postavke automatskog arhiviranja programa Outlook

  4. Kliknite karticu "Mapa", a zatim kliknite gumb "Postavke automatskog arhiviranja" u grupi Svojstva vrpce mape da biste otvorili svojstva automatskog arhiviranja mape.

  5. Odaberite Koliko često arhivirati

  6. Kliknite radio gumb pored "Arhiviraj ovu mapu pomoću ovih postavki", a zatim odaberite koliko često želite arhivirati mapu. Na primjer, unesite "3 mjeseca" u birače pored opcije Čišćenje predmeta starijih od.

  7. Odaberite Kako arhivirati podatke

  8. Kliknite radio gumb pored jedne od mogućnosti rukovanja arhiviranim stavkama. Preporučuje se da odaberete "Premjesti stare stavke u zadanu mapu arhive", osim ako nemate drugo mjesto na kojem želite pohraniti svoju arhivu.

  9. Spremite svoje postavke

  10. Kliknite gumb "U redu" da biste spremili promjene svojstava mape i omogućili arhiviranje. Postupak arhiviranja može potrajati nekoliko minuta, ovisno o veličini mape.

Oslobodite prostor ručno

U nekim ćete slučajevima htjeti da Outlook arhivira mapu na zahtjev. To možete učiniti pomoću značajke ručnog arhiviranja.

  1. Otvorite izbornik Datoteka

  2. Kliknite izbornik "Datoteka" u programu Outlook.

  3. Upotrijebite izbornik Alati za čišćenje

  4. Kliknite padajući gumb "Alati za čišćenje" pored Čišćenje poštanskog sandučića u podizborniku Info, a zatim kliknite "Arhiviraj ..."

  5. Odaberite mapu za arhiviranje

  6. Kliknite naziv mape koju želite arhivirati. Na primjer, kliknite "Inbox" ispod mape računa e-pošte.

  7. Odaberite koje e-adrese želite arhivirati

  8. Unesite datum u polje pored "Arhiviraj stavke starije od" ili kliknite strelicu i odaberite datum da biste arhivirali stavke s datumima prije vašeg unosa. Na primjer, unesite "1/1/18" za arhiviranje stavki mapa stvorenih prije 2018. godine.

  9. Odlučite gdje ćete čuvati podatke

  10. Kliknite gumb "Pregledaj" ako želite odabrati prilagođeno mjesto za svoju arhivu. Preporučuje se da ne mijenjate mjesto arhivske datoteke. Kliknite gumb "U redu" da biste započeli postupak arhiviranja.

Izbjegavanje gubitka podataka

Prema zadanim postavkama, vaše arhivirane stavke pohranjuju se u mapu "Outlook Files" u Moji dokumenti.

Neki poslužitelji Microsoft Exchange mogu ograničiti ili onemogućiti vašu mogućnost arhiviranja predmeta prema pravilima zadržavanja pošte u organizaciji. Obavezno razumite politike i ograničenja vaše tvrtke prije nego što riskirate gubitak podataka ili nenamjerno kršenje pravila o tome koliko dugo e-poruke imaju na raspolaganju. Ako ga imate, obratite se IT odjelu za više informacija o tome koliko se dugo pohranjuju arhivirani podaci.

Arhivirane stavke mogu se u potpunosti ukloniti s vašeg poslužitelja pošte. Preporučuje se da stvorite sigurnosne kopije mape Outlook datoteke kako biste izbjegli gubitak pristupa arhiviranim stavkama. Opet, pobrinite se da to činite u skladu s pravilima vaše organizacije ako Outlook koristite na poslu.

Ako imate puno prostora bez arhiviranja podataka, možda neće biti potrebe za korištenjem Outlookovih značajki arhiviranja. Umjesto toga, možda ćete htjeti jednostavno organizirati e-poštu u mape ili ih na drugi način pohraniti na način da lako možete pronaći ono što vam treba.