Prednosti i nedostaci proračunskih tablica

U poslu je strateško planiranje ključno i zahtijeva valjane informacije za donošenje ključnih odluka. Odabir pravih alata za unos, praćenje, analizu i pohranu podataka pomoći će vlasnicima i menadžerima poduzeća da donesu najbolji izbor za poslovanje svoje tvrtke. Jedna od komponenti u programskim paketima za produktivnost je proračunska tablica. Proračunske su tablice popularne među računovođama i onima koji vole prikupljati i pratiti podatke, no ipak postoje određena ograničenja koja ih možda neće učiniti najboljim izborom za svaku uredsku aplikaciju.

Prednost: organiziranje podataka

Proračunske tablice često su alat za prikupljanje i organiziranje podataka, koji je među najjednostavnijim primjenama. Informacije se lako mogu smjestiti u uredne stupce i retke, a zatim sortirati prema vrsti podataka. Iako je velika zbirka podataka možda neodoljiva za prikaz u neobrađenom stanju, alati unutar programa omogućuju korisniku da izrađuje prezentacije u kojima se podaci analiziraju i uključuju u tortne tablice ili tablice radi lakšeg pregleda i tumačenja.

Nedostatak: pristranost korisnika

Međutim, loša je strana što su u ove prezentacije uključene samo informacije koje korisnik odabere za analizu, pa bi stoga druge nebitne informacije koje mogu utjecati na donošenje odluka mogle biti nenamjerno izuzete. Kako bi izvještavanje podataka učinilo korisnijim i sveobuhvatnijim, tvrtke se odlučuju na korištenje alata za izvještavanje kao što su Tableau i Qlik, umjesto da se oslanjaju samo na proračunsku tablicu.

Prednost: pojednostavljuje izračune

Nitko ne voli provoditi cijelo vrijeme na poslu radeći ponavljajuće izračune. Velika je privlačnost proračunskih tablica u tome što program čini svu matematiku za korisnika. Jednom kada je formula napisana i program ima postavljenu naredbu, složeni izračuni mogu se lako izračunati za povezane podatke koji su uneseni. To korisnicima omogućuje postavljanje vrsta pitanja "što ako" i lako dobivanje odgovora koji su im potrebni bez potrebe za prerađivanjem izračuna.

Na primjer, ako je proračunska tablica postavljena za izračun vaše bruto dobiti, kada se promijeni bilo koja varijabla poput cijene po jedinici, troškova dostave ili popusta na prodaju, softver automatski izračunava novu bruto dobit na temelju novih podataka.

Nedostatak: učenje sintakse zahtijeva vještinu

Za mnoge korisnike težak je dio što se proračuni moraju unijeti u proračunsku tablicu kao formule. To zahtijeva učenje točne sintakse za svaku vrstu izračuna koju želite izvršiti. Iako su dostupni mnogi razredi za učenje vještina potrebnih za upotrebu ovih formula, mnogim korisnicima je i dalje teško. Ako je sintaksa netočna, program neće vratiti ispravne podatke prilikom izvođenja izračuna. Osim toga, ako korisnici unesu pogrešne podatke, čak i u samo jednu ćeliju proračunske tablice, to će utjecati na sve povezane izračune i ćelije i imat će netočne podatke.

Prednost: Višekorisnički pristup

U današnjem suradničkom radnom okruženju više korisnika unutar ureda često treba pristup istim dokumentima. Ako koristite Microsoft Excel, proračunske tablice mogu se dijeliti, ali samo jedan korisnik može istodobno mijenjati podatke. Ako se naprave i ažuriraju lokalne kopije, drugi korisnici neće imati pristup novim podacima. Google tablice nude rješenje za dijeljenje datoteka i omogućavanje više korisnika da pristupe i ažuriraju jedan obrazac.

Imajte na umu da u oba slučaja nema povijesti datoteka. Stoga, bez obzira na to tko izvrši promjene u bilo kojem trenutku, kada se naprave bilo kakve promjene, prethodna povijest podataka se gubi.

Nedostatak: nedostatak sigurnosti

Još jedan nedostatak proračunske tablice je nedostatak sigurnosti za vaše datoteke. Proračunske tablice obično nisu toliko sigurne i stoga su u većem riziku od oštećenja podataka ili lošeg upravljanja informacijama. Datoteke koje sadrže osjetljive financijske podatke možda neće biti sigurne od hakera, čak i ako su zaštićene lozinkom.

Stoga bi druge vrste softvera za prikupljanje podataka mogle biti prikladnija opcija. Access, Oracle ili neki drugi oblik relacijske baze podataka ugradili su zaštitne mjere koje štite integritet podataka i sprečavaju reorganizaciju podataka. Na primjer, u proračunskoj tablici korisnik može razvrstati stupac podataka i nehotice može dovesti do toga da srodne informacije, poput imena i prezimena, postanu nesinkronizirane. Suprotno tome, baza podataka održat će objedinjene sve dijelove zapisa, osiguravajući time bolji integritet podataka.