Primjer zapisnika sa sastanka

Zapisnici sa sastanka nisu samo varalice onoga što je rečeno na prošlotjednom sastanku osoblja. Zapisnici mogu biti formalni pravni dokumenti koji predstavljaju službenu radnju upravnog odbora tvrtke ili vodstva vladinog tijela. Budući da su minute službena evidencija poslovanja i vladinih aktivnosti, isplati se učinkovito ih razvijati. Ako ručno pišete bilješke na papiru, može vam pomoći ako imate unaprijed ispisan obrazac kako biste mogli staviti odgovarajuće informacije tamo gdje idu. Također možete stvoriti računalni obrazac ako ponesete prijenosno računalo ili elektroničku bilježnicu na korištenje tijekom sastanka.

Informacije o zaglavlju

Zapisnik uključuje zaglavlje datuma i mjesta sastanka. Zaglavlje bilježi tko je bio prisutan i tko je imao opravdanu odsutnost, a obično identificira osobu koja je bila predsjedateljica sastanka i tajnica snimanja. Sastanci koji se istovremeno odvijaju na više mjesta - na primjer putem videokonferencija - obično bilježe prisustvo na temelju lokacije.

PRIMJER:

Zapisnik sa sastanka Upravnog odbora tvrtke A-1 4. svibnja 2017. Prostor izvršnog odbora, zgrada sjedišta Robert Johnson, predsjednik i Kyle McGregor, tajnik snimanja Prisutni: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Uvodni materijal

Zapisnici obično počinju s točnim vremenom kada je predsjedavajući sazvao sastanak kako bi odredio. Na većini sastanaka prve točke dnevnog reda uključuju uvod, primjedbe predsjedavajućeg i odobravanje zapisnika s prethodnog sastanka. Snimite glavne točke ponuđene tijekom primjedbi predsjedatelja. Ako su članovi ponudili bilo kakve izmjene i dopune zapisnika s prethodnog sastanka, precizno ih zabilježite.

PRIMJER:

Gospodin Johnson sazvao je sastanak u 14.46 sati nakon neformalnih uvoda, Johnson je objavio da je njegova mačka nedavno rodila šest mačića. Na prijedlog gospođe Hawthorne, zapisnik sa sastanka u srpnju usvojen je jednoglasno, uz izuzetak da je riječ "kamion" u stavku 15. napadnuta i zamijenjena riječju "polutraktor".

Dnevni red pristanka

Iako svaki sastanak ima drugačiju strukturu, formalni sastanci - posebno za vladine skupine - obično započinju "dnevnim redom za saglasnost", što je malo više od niza izvještaja i izjava za koje nije potrebno glasovanje. Dnevni red suglasnosti često uključuje korespondenciju, izvještaje odbora i ostale samo informativne materijale.

Zabilježite glavne točke za svaku točku o kojoj se raspravljalo tijekom dnevnog reda pristanka, identificirajući predmet razgovora i sve glavne komentare koje su članovi ponudili tijekom otvorene rasprave.

PRIMJER:

Gospođa Smith pročitala je u zapisnik pismo tvrtke XYZ Manufacturing Company od 4. studenoga. Pismo je pohvalilo profesionalnost transportnog odjela u ubrzavanju isporuke proizvoda visokog profila. Gospodin Perez, u ime odjela za prijevoz, rekao je da je XYZ izvrsno obavio posao pružajući detaljne upute za put.

Poslovna agenda

Na dnevnom redu je akcija gdje je akcija - dio sastanka na kojem članovi raspravljaju i glasaju o raznim akcijskim stavkama. Za formalne zapisnike, tajnik mora prepisati stvarni prijedlog o kojem se glasa i stvarni glas, uključujući i to tko je glasao za i protiv pitanja. Tipično, tajnik također bilježi sažetak rasprave, uključujući glavne točke koje je iznio svaki član koji je govorio.

Tehnički, ne postoji nešto poput glasanja za „suzdržavanje“. Suzdržati se znači uopće ne glasati. Ljudi koji žele zabilježiti da nisu ni za niti protiv neke stvari, umjesto toga trebaju glasati "prisutni".

PRIMJER:

Johnson je otvorio raspravu o fakturi tvrtke ABC Widgets za 21.434,87 dolara. Gospođa Hatoyama rekla je da je račun prošli tjedan odobrio financijski odbor. Gospodin Michaels rekao je da podržava kontinuirani rad s ABC Widgetsom. Hatoyama je odobrio fakturu od ABC Widgets, Inc., za 21.434,87 USD. Gospođa Sandborn ustupljena. Motion je nosio 4-2, a Hatoyama, Sandborn, Michaels i Smith su bili za, a Perez i Clark su se protivili.

Zaključni materijali

Većina zapisnika obično završava vremenom prekida sastanka. Zapisnik potpisuje predsjedavajući i tajnik snimanja, premda ako je tajnik član grupe s pravom glasa, tada je dovoljno dovoljan samo tajnikov potpis.

PRIMJER:

Johnson je prekinuo sastanak u 19:14. Sljedeći sastanak zakazan je za 5. kolovoza u 15:00 u sobi izvršnog odbora.

Potpisano, Robert Johnson, predsjednik Kyle McGregor, tajnik snimanja